Treffen Sie AmdoSoft und SYSback auf der aitomation in Hamburg

aitomation-250

Nur noch rund ein Monat, dann findet die aitomation conference in Hamburg statt, die führende Konferenz für Automation und künstliche Intelligenz in Deutschland. Am 9. und 10. Mai dreht sich alles um Machine Learning, Robotic Process Automation, Natural Voice Recognition und Holistic Automation. Wir von AmdoSoft und unser neuer strategischer Partner SYSback werden auf der aitomation erstmals vertreten sein. Das gibt Ihnen als IT-Entscheider die Möglichkeit, uns kennenzulernen und zu erfahren, wozu unser b4Bot fähig ist.

Die aitomation Conference – Wer? Was? Wann? Wo?

Die aitomation conference findet vom 9. bis 10. Mai im SIDE Design Hotel Hamburg ganz in der Nähe des Messegeländes statt. Tickets erhalten Sie über die Website aitomation.de/anmeldung. Veranstalter ist die IDG Business Medien GmbH, die weltweit IT-Services und Unternehmensentscheider zusammenführt und dabei führend ist in den Bereichen Technology Media, Data Services und Corporate Services. Thematisch und personell ist die Konferenz breit aufgestellt. IT-Experten aus Wirtschaft und Wissenschaft werden theoretische und praktische Themen erörtern, woraus sich sicher anregende Diskussionen und Gespräche ergeben werden. Wir sind auf jeden Fall sehr gespannt.

SYSback und AmdoSoft – eine starke Partnerschaft

Mit SYSback haben wir eine etablierte Kraft in Sachen Automation an unserer Seite, der zudem als Hamburger Unternehmen auf der aitomation quasi Heimvorteil hat. SYSback ist ein Dienstleister für holistische Automation und hat sich Anfang des Jahres für unseren b4 Virtual Client als neues Produkt im Portfolio für seine Kunden entschieden.

Das erwartet Sie an unserem gemeinsamen Stand

AmdoSoft und SYSback werden auf der aitomation natürlich auch mit einem eigenen Stand vertreten sein. Dort finden Sie alle wichtigen Informationen zu unseren Leistungen und den Potentialen, die unsere RPA-Software auch in Ihrem Unternehmen ans Licht bringen könnte. Außerdem haben Sie einen direkten Ansprechpartner für Ihre Fragen und lernen uns dabei einmal persönlich kennen. Wir freuen uns auf viele interessierte Besucher und beantworten gern alle Fragen rund um die Themen Automation, Software Roboter und Effizienzsteigerungen durch den Einsatz moderner Technologien für repetitive Prozesse.

Mit uns RPA als Demo live erleben

Immer noch fällt es vielen Bereichsleitern und Führungskräften schwer, sich wirklich plastisch etwas unter einem RPA Software Roboter vorzustellen. Auf der aitomation haben Sie nun die Gelegenheit, so einen Bot einmal „live“ und in Aktion zu sehen. Im Rahmen unserer Tätigkeiten dort haben wir einen Demo-Prozess vorbereitet, der visuell die Vorteile und die Funktionalität eines RPA-Bots veranschaulicht. Lassen Sie sich diese Gelegenheit nicht entgehen und sehen Sie selbst, wie ein RPA-Roboter arbeitet und was er zu leisten im Stande ist.

Mit Robotic Process Automation in die Zukunft

Künstliche Intelligenz und Ganzheitliche robotergesteuerte Automation werden die meisten Industrie- und Dienstleistungsbranchen in den kommenden Jahren gehörig durcheinanderwirbeln. Klar strukturierte und sich stetig wiederholende Prozesse werden nach und nach von Software Bots übernommen und damit die Mitarbeiter von lästigen und langweiligen Aufgaben befreien. Für die Unternehmen bedeutet dies ein hohes Einsparpotential, eine enorme Effizienzsteigerung sowie mehr Sicherheit, Qualität und Kundenzufriedenheit. Zugleich werden neue Kräfte für strategische und kreative Aufgaben frei. Jetzt gilt es, den Anschluss nicht zu verpassen und sich zeitnah mit dem Thema Robotic Process Automation auseinanderzusetzen. Der Wandel wird kommen. Er ist schon da. Die Frage ist nun, wer wird dabei sein und den Wandel mitbestimmen?

Wir freuen uns, Sie vielleicht auf der aitomation in Hamburg begrüßen zu dürfen. Doch auch, wenn Sie es nicht zur Konferenz schaffen, freuen wir uns, wenn Sie sich zukünftig mit diesen wichtigen Themen beschäftigen. Wir stehen Ihnen gern mit Rat und Tat zur Verfügung. Rufen Sie uns gern an oder schreiben Sie uns eine Nachricht.

Werbeanzeigen

Robotic Process Automation und der Faktor Zeit

RPA&Time-250

Zeit ist ein kostbares Gut, nicht nur, aber eben auch im Business. Weniger Zeit für Prozesse zu benötigen, bedeutet mehr Zeit für kreative und strategische Aufgaben. Weniger Zeit pro Task bedeutet mehr Effizienz, mehr Umsatz und mehr Wachstumsmöglichkeiten. Daher ist der Vorteil Zeitersparnis in der Diskussion um automatisierte Prozesse so wichtig. Mit einem Software-Roboter wie dem b4Bot von AmdoSoft sparen Sie Zeit auf vielfältige Weise und gewinnen sogar Extra-Zeit für die wesentlichen Aufgaben in Ihrem Unternehmen.

Zeit für die Implementierung investieren

Bevor ein Geschäft Gewinn abwirft, muss man zunächst investieren. Das ist bei der Zeitersparnis nicht anders. Sie müssen Zeit aufwenden, um sich mit dem Thema RPA zu beschäftigen, den Roboter zu implementieren und Ihre Mitarbeiter im Umgang mit dem neuen „Kollegen“ zu schulen. Selbst mit einem kompetenten und erfahrenen Partner wie AmdoSoft an Ihrer Seite kommen Sie um diese Investition nicht herum. Leider schreckt dieser Aufwand noch immer einige potentielle Kunden für RPA-Software ab. Denken Sie weitsichtiger und investieren Sie eine Stunde, um einen Tag zu gewinnen.

Zeit pro Prozess einsparen

Ist der b4Bot erst einmal implementiert, liegt die offensichtlichste Zeitersparnis in der beschleunigten Abarbeitung des konkreten Tasks. Ein repetitiver Vorgang, bestehend aus Klicks, Datensichtungen und Formulareintragungen, der bisher von einem Mitarbeiter in einer Minute ausgeführt wurde, dauert nun nur noch Sekunden. Hochgerechnet auf das Jahr lassen sich so massive Zeiteinsparungen vornehmen, so dass mehr Vorgänge in kürzerer Zeit bewältigt werden können.

Zeit durch Dauerbetrieb einsparen

Argumentiert man die Vorteile einer RPA-Software, so wird häufig auf die 24/7-Leistung des Roboters hingewiesen. Tatsächlich kann ein virtueller Mitarbeiter pausenlos und ohne Urlaub, Krankheitsausfall oder Wochenende arbeiten und ist dabei auch unabhängig von den Regularien zum Arbeitnehmerschutz. Vor allem bei Auftragsspitzen kann dieser Vorteil eminent wichtig sein. Das erhöhte Auftragsvolumen kann nun noch am selben Tag verarbeitet werden und staut sich nicht mehr über die ganze Woche an. Ähnliches gilt für permanente Aufgaben wie die Funktionalitätsprüfung eines E-Commerce-Shops. Ein Fehler im Bestellvorgang wird vom RPA-Bot auch am Ostersonntag nachts um drei Uhr bemerkt und gemeldet.

Zeit durch Fehlerfreiheit einsparen

Jeder Fehler durch Unaufmerksamkeit, unklare Arbeitsanweisungen oder schlichten Zufall kostet Zeit und damit Geld. Der Task wird nicht abgeschlossen, muss neu aufgerollt oder der ganze Prozess sogar zeitintensiv repariert werden. Ein RPA-Roboter macht keine Fehler, wenn er korrekt auf den Prozess programmiert wurde. Schlimmstenfalls unterbricht er seine Arbeit und wirft eine Fehlermeldung aus. Fehler aus Scham, um Hilfe zu fragen, kennt er nicht. Ein RPA-Bot ist nämlich nicht gleichzusetzen mit einer künstlichen Intelligenz. Es fehlt dem RPA-Roboter an Kreativität, um Fehler zu machen – anders als so manchem Mitarbeiter.

Zeit für Informationsabfragen einsparen

Viele Prozesse im Auftrags- und Kundenmanagement benötigen eine Reihe von Informationen, die derzeit in vielen Unternehmen noch zeitraubend manuell zusammengesucht werden müssen. Oft müssen Mitarbeiter verschiedene Datenbanken einsehen, Daten händisch übertragen und abgleichen sowie Formulare mehrfach ausfüllen. Ein Software-Roboter kann dies in Sekundenschnelle, ganz ohne Copy-Paste und Flüchtigkeitsfehler. Er erkennt Muster und Übereinstimmungen schneller und fehlerfreier als jeder noch so gute Mitarbeiter.

Zeit für dringende Aufgaben gewinnen

Ist Zeit einsparen und Mitarbeiter einsparen dasselbe? In der Regel nicht. Zwar kann es durchaus vorkommen, dass bestimmte Positionen durch den Einsatz von RPA-Software obsolet werden, doch die Erfahrung lehrt, dass die meisten Unternehmen an ihren Fachkräften festhalten. Vielmehr werden die Mitarbeiter wesentlich effektiver für Aufgaben eingesetzt, die Kreativität, strategisches Geschick oder emotionale Intelligenz erfordern. Das kommt am Ende auch den Mitarbeitern selbst zugute, die bei abwechslungsreichen und fordernden Aufgaben viel eher aufblühen als bei stumpfen, sich immer wiederholenden Tätigkeiten.

Sie möchten in Ihrem Unternehmen Zeit einsparen und Zeit gewinnen? Dann kann der b4Bot die Lösung für Sie sein. Sprechen Sie mit uns über die vielfältigen Möglichkeiten und gehören Sie zu den Unternehmern mit Weitblick in die Zukunft.

Fehlerfrei mit RPA – Die Vorteile der Roboter-Logik

Faultless-250

Ein Software-Roboter wie der b4Bot von AmdoSoft hat viele Vorteile. Dazu gehört neben der höheren Effizienz und dem Einsparpotential vor allem eine signifikante Erhöhung der Arbeitsqualität. Doch was bedeutet das konkret? Sind Roboter nun doch die besseren Arbeiter? Steht der Mensch bald im Schatten der Maschine? Die Antworten auf diese Fragen sind komplex und zugleich doch ganz einfach. RPA kann den Menschen dort ersetzen, wo dessen Fähigkeiten eigentlich gar nicht zur Geltung kommen. Das allerdings, so zeigt sich, in einer höheren Qualität als der Mensch es kann.

Menschliche Fehlerquote verringert Effizienz

Irren ist menschlich. Dieses geflügelte Wort ist genauso wahr wie bedauerlich. Immer wieder sind es die allzu menschlichen Fehler, die im Business zu Nachteilen führen. Das muss nicht immer fatal sein. Es geht hier nicht um den Pilotenfehler bei einem Flugzeugabsturz oder eine verhängnisvolle strategische Fehlentscheidung im Management. Gemeint sind die alltäglichen Ungenauigkeiten, die sich einschleichen, wenn repetitive Routinearbeiten anstehen. Doch jeder kleine Fehler verringert die Qualität des Prozesses und in Summe ergeben viele kleine Fehler letztlich fehlenden Umsatz, verringerte Effektivität oder verärgerte Kunden.

Ein kleines Rechenbeispiel

Nehmen wir an, Sie führen ein E-Commerce Unternehmen und vertreiben eine Nischenware wie etwa Katzenkratzbäume. Fünf Mitarbeiter verarbeiten die Bestellungen Ihrer Kunden, nehmen Kundenanfragen entgegen und prüfen Rechnungen und Zahlungseingänge. Nehmen wir nun an, jedem der fünf Mitarbeiter unterläuft pro Woche ein kleiner Fehler – ein Zahlendreher, eine nicht beantwortete Kundenanfrage, eine versäumte Inkasso-Weiterleitung. Jeder Fehler kostet Sie Zeit, Geld oder Kundenzufriedenheit. Im Jahr häuft sich das Ganze auf rund 250 Fehler. 250 verärgerte Kunden, 250-mal weniger Umsatz, 250-mal Zeitaufwand, der bezahlt werden muss.

Wie fehlerfrei ist ein RPA-Roboter?

Kann ein Software-Roboter wie unser b4 das verhindern? Für die Tätigkeiten im eben skizzierten Beispiel lautet die Antwort schlicht und einfach: ja! Klar definierte, sich wiederholende Arbeiten mit einer festen Struktur – wie Rechnungsausgänge, Zahlungseingänge und schriftliche Kundenanfragen – können von einem RPA-Roboter mit 100%iger Fehlerfreiheit absolviert werden. Der Roboter kann schlicht keine Fehler machen, denn dazu fehlt ihm die nötige Kreativität. Für einen Bot bleiben 39,95 Euro immer gleich. Zahlendreher gibt es nicht. Gibt es einen Logikfehler oder kann der Roboter etwas nicht ausführen, macht er es nicht falsch, sondern gar nicht. Bei dieser Art Prozessen ist das allerdings ein Vorteil. Man könnte auch sagen: Entweder der Roboter macht etwas zu 100% richtig oder gar nicht. Halbherzigkeit, Unkonzentriertheit oder Hektik sind ihm fremd. Das macht RPA so wertvoll für arbeitsintensive, standardisierte Tätigkeiten.

Case Study Schadensfallregulierung

Ein gut zu illustrierendes Beispiel für eine hohe Qualität findet sich in der Versicherungsbranche. Dort haben einige Unternehmen bereits Teile ihrer Schadensregulierung mit RPA-Robotern automatisiert. Mit den passenden Algorithmen lassen sich zum Beispiel Schadensfälle automatisch bewerten, auf Plausibilität prüfen und Zahlungen auf Grundlage der Verträge berechnen. Das passiert nicht nur schneller und wenn nötig 24 Stunden am Tag, sondern vor allem ohne menschliche Varianzen. Ein Roboter bewertet identische Schadensfälle immer gleich. Es gibt keine Abweichungen aufgrund von Emotionen, Langeweile oder Vorsatz. Solange der Vorgang einem der programmierten Standards entspricht, ist das Ergebnis exakt so, wie es ursprünglich gewünscht war. Damit stoßen wir dann aber auch gleich an die Grenze von RPA.

Sind Software-Roboter die besseren Mitarbeiter?

Für klar definierte Prozesse ohne kreative Anforderungen darf man durchaus sagen, dass der b4-Software Roboter und seine „Kollegen“ die bessere Alternative gegenüber Menschen sind. Einige verstehen so eine Aussage immer noch als Affront gegen die Menschlichkeit. Das Gegenteil ist der Fall. Eine RPA-Software nimmt den Menschen die Arbeit ab, die sie eigentlich gar nicht machen wollen. Versicherungen werfen auch mit RPA keine Mitarbeiter raus, sondern nutzen diese effektiv für problematische Fälle. Diese Effizienzsteigerung führt zu mehr Kundenzufriedenheit, guten Bewertungen und neuen Kunden. Eine Win-Win-Win-Situation für alle. Für sehr viele Vorgänge sind RPA-Bots noch immer nicht qualifiziert und werden es auch so schnell nicht. Doch für die tägliche Routine werden Roboter bald unverzichtbar, akzeptiert und geschätzt sein.

Sie möchten auch Ihr Unternehmen auf Potentiale zur Nutzung von RPA prüfen? Dann kontaktieren Sie uns gern per Mail, telefonisch oder nutzen Sie das Kontaktformular auf unserer Website.

AmdoSoft und SYSback sind neue strategische Partner

AS-SYSback-250

 

Wer wachsen will, braucht starke Partner. Das wissen auch wir von AmdoSoft und haben uns nun durch eine strategische Partnerschaft mit dem Hamburger Automationsexperten SYSback noch besser am Markt positioniert. Ähnlich wie wir sehen die Experten von SYSback in der ganzheitlichen Automation ein zukunftsträchtiges Konzept, das in Zukunft viele Branchen und Unternehmen entscheidend mitgestalten wird. SYSback wird uns helfen, unseren b4 Software-Roboter dort einzusetzen, wo er optimal helfen kann, Prozesse zu automatisieren und zu optimieren.

Wer ist die SYSback AG und was kann sie leisten?

Die SYSback AG versteht sich als Dienstleister für „holistische Automation“. Darunter versteht man ein ganzheitliches Prinzip, das alle Unternehmensprozesse auf Automatisierungspotentiale prüft und anschließend versucht, möglichst viele Komponenten untereinander so zu verzahnen, dass ein Maximum an Effizienzsteigerung erreicht wird. Anders ausgedrückt: SYSback sieht erst das große Ganze und bricht dieses dann auf die einzelnen konkreten Anwendungsfälle herunter. So können selbst große Unternehmen mit weit verzweigten Prozessen und komplex verwobenen Systemen sicher gehen, dass kein Potential unentdeckt bleibt.

Genauso ganzheitlich wie der zu Grunde liegende Ansatz liest sich auch das Angebots-Portfolio der Hamburger Optimierer. Allein im Bereich IT-Automatisierung bietet SYSback von der Vorstudie über die Erstellung von Use Cases bis hin zur Schulung der Benutzer alles an, was sich ein progressiv denkendes Unternehmen nur wünschen kann. Natürlich werden dabei auch konkrete Schnittstellen konfiguriert sowie passende Lösungen gesucht und gefunden und anschließend in Betrieb genommen. Der b4 Software-Roboter von AmdoSoft ist von nun an eine dieser Lösungen, die immer dann von SYSback ins Feld geführt wird, wenn passende Prozesse beim Kunden lokalisiert werden.

Die b4 Robotic Process Automation (RPA) Lösung im Portfolio von SYSback

„Unser b4Bot passt hervorragend ins Portfolio der SYSback AG.“ freut sich AmdoSofts Geschäftsführer Mario Griffith. „Schließlich haben wir unseren Automatisierungsroboter genau für diese Art ganzheitlichen Ansatz konstruiert.“ Alessandro Bello, Mitglied der Geschäftsleitung bei SYSback und Bereichsleiter für Automation & ITSM, ergänzt: „Wir haben uns zuletzt mehrere Anbieter angeschaut und uns bewusst für die RPA-Lösung von AmdoSoft entschieden, denn es passen sowohl das Produkt, aber auch die Unternehmensphilosophie hinsichtlich der Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an die Wünsche unserer Kunden.“

Tatsächlich zeichnet sich der b4 Software-Roboter vor allem durch seine Vielseitigkeit aus, wenn es darum geht, repetitive Prozesse abzuarbeiten, bei denen menschliche Mitarbeiter nicht voll zur Entfaltung kommen und wertvolle Human Ressources vergeudet werden. Dies betrifft auch das End-to-End-Monitoring, also das ständige und wiederholte Überwachen von Prozessen – etwa dem Bestellvorgang im Bereich E-Commerce.

Für die Kooperation mit SYSback sieht Griffith daher eine Vielzahl an Anwendungsmöglichkeiten. „SYSback hat viele Kunden aus ganz unterschiedlichen Branchen und Bereichen. Viele davon verfügen über komplexe Systeme, aus denen wir einzelne Prozesse und Prozessketten mit dem b4 Software-Roboter exzellent optimieren können.“ Natürlich kann unsere RPA-Software nicht überall helfen, doch eben dort liegt der große Vorteil der Partnerschaft mit SYSback. Die Hamburger bieten nämlich auch Lösungen aus dem Bereich Artificial Intelligence an, die ganz andere Anforderungen stellt. Es dürfte daher durchaus vorkommen, dass ein Kunde zugleich den b4 Software-Roboter von AmdoSoft als auch parallel eine andere Lösung eines Mitbewerbers nutzt. Dank SYSback gelingt die Verzahnung trotzdem ideal.

Für jedes Problem das passende Werkzeug – auch in Zukunft

Genau wie AmdoSoft wagt auch SYSback gern einen kleinen Ausblick in die Zukunft. Die Hamburger gehen davon aus, dass in den kommenden Jahren immer mehr und mehr Prozesse und Systeme immer weiter automatisiert werden, und zwar branchenübergreifend und auch im Mittelstand. Gemeint sind dabei aber nicht mehr nur die simplen Prozesse im Monitoring und dem sogenannten Incident Management, sondern immer mehr auch Prozesse aus dem Change und Problem Management. Mittelfristig prognostiziert SYSback seinen Kunden einen Automatisierungsgrad von bis zu 60%, langfristig sogar bis zu 85%. In manchen Fällen sparen Unternehmen schon heute viele hundert Personentage im Jahr durch Automatisierungsprozesse ein – Tendenz steigend.

Wir von AmdoSoft freuen uns, als vielseitige und effiziente Automationslösung nun Teil des SYSback-Portfolios zu sein. Sind Sie für Ihr Unternehmen auch auf der Suche nach einem starken Partner für die Automatisierung? Dann freuen wir uns auf eine Nachricht von Ihnen.

Sicherheit und Compliance mit RPA

 

RPA Compliance-250

 

Lösungen zur Robotic Process Automation (RPA) wie etwa der AmdoSoft/b4 Software-Roboter „b4Bot“ sind ideal für die Optimierung und Effizienzsteigerung in Prozessen und Systemen von Unternehmen. Zugleich greifen diese Lösungen aber auch in diese Systeme ein und berühren damit auch Sicherheits- und Compliance-Bedenken. Wir empfehlen daher stets, neben den vordergründigen wirtschaftlichen Erwägungen auch diese Sicherheitsfragen bei der Planung und Implementierung mit zu bedenken. Am besten geht dies, wenn der Compliance-Gedanken auch in Sachen RPA von Anfang an eine Rolle spielt.

Sicherheitsanforderungen in Prozessen und Systemen

Im Großen und Ganzen unterscheidet man bezüglich der Sicherheit bei Unternehmensprozessen zwischen allgemeinen rechtlichen Vorgaben, die sich aus unterschiedlichen Gesetzen und Verordnungen ableiten, sowie aus branchenspezifischen Vorgaben durch Aufsichtsorgane und selbst auferlegten unternehmensspezifischen Vorgaben. Alle vier Anforderungskategorien stellen individuelle Anforderungen an eine RPA-Software, die ihnen gerecht werden soll.

Vorgaben aus dem Handels- und Steuerrecht

Eine RPA-Software muss immer im Rahmen der handels- und steuerrechtlichen Vorgaben agieren. Das betrifft zum Beispiel die Auflagen zur Aufbewahrungspflicht und zum elektronischen Datenzugriff. Wird ein Software-Roboter wie der b4Bot in der Buchhaltung eingesetzt, müssen diese Vorgaben Berücksichtigung finden.

Vorgaben aus dem Datenschutz und der Informationssicherheit

Nicht erst seit der Etablierung der DSGVO spielen Datenschutz und Informationssicherheit eine tragende Rolle, wenn digitale Daten von Kunden und Geschäftspartnern verarbeitet werden. Heute mehr als je zuvor müssen Software-Lösungen in der Lage sein, Daten zu schützen und die geforderten technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Beibehaltung der Datensicherheit zu erfüllen. Dies betrifft auch die notwendigen Werkzeuge zum Löschen, Ändern und Aufbewahren von Daten unter Wahrung der individuellen Rechte der Betroffenen.

Branchenspezifische Vorgaben

Je nach Branche und Teilgebiet berühren RPA-gestützte Prozesse oft auch gewisse branchenspezifische Vorgaben von externen Organen, beispielsweise der Bankenaufsichtsbehörden. Sämtliche Prozesse einer Kreditanstalt müssen auf diese Vorgaben geprüft werden und natürlich müssen auch die eingesetzten Software-Roboter entsprechend den geltenden Bestimmungen arbeiten.

Unternehmensspezifische Vorgaben

Nicht zuletzt entscheidet ein Unternehmen auch selbst über die eigene Compliance und über Maßnahmen zur Einhaltung dieser – etwa durch die interne Revision, eingesetzte Datenschutzbeauftragte oder das hauseigene Risikomanagement. Ein Software-Roboter muss auch den internen Vorgaben Rechnung tragen.

RPA nur mit ganzheitlichem Lösungsansatz sinnvoll

Aufgrund der Vielzahl an Anforderungen im Bereich Sicherheit und Compliance ist es notwendig, schon beim ersten Gedanken an die Implementierung einer RPA-Software das Themenfeld Sicherheit mit zu bedenken. Die Compliance-Komponente eines RPA-Werkzeugs steht nie für sich allein, sondern ist Bestandteil der Funktionalität und hängt von dieser ab. Anders gesagt: Bevor auch nur ein einziger Prozess aus Optimierungsgründen mit einer RPA-Software angegangen wird, müssen alle sicherheitsrelevanten Aspekte klar umrissen sein und in die Konzeption der Implementierung mit einfließen. Der schlimmste Fehler, den ein Unternehmen machen kann, ist es, Sicherheitsanforderungen erst reaktiv festzustellen – etwa wenn ein Verstoß ans Tageslicht kommt. Denn das kostet Ressourcen, Zeit und unter Umständen unersetzlichen Kunden-Trust.

Vorgehensweise bei der Etablierung von RPA-Software

Der erste Schritt bei (oder besser „vor“) der Aktivierung von RPA-Lösungen ist die klare und lückenlose Auflistung der Sicherheitsanforderungen eines Prozesses. Diese Anforderungen ändern sich in der Regel kaum, wenn ein Software-Roboter statt eines Mitarbeiters den Prozess abarbeitet. Die Software muss genauso vorab wissen, was von ihr erwartet wird, wie der Mensch.

In einem zweiten Schritt muss festgelegt werden, wie die Anforderungen konkret umgesetzt werden müssen und welche technischen und organisatorischen Mittel dafür bereitstehen müssen. Die zuständigen RPA-Projektmitarbeiter und auch der externe Dienstleister – zum Beispiel AmdoSoft – finden dann gemeinsam Wege, die Anforderungen konkret in der Programmierung und Implementierung des Roboters in das unternehmenseigene System zu berücksichtigen.

Wichtig ist drittens, die Sicherheitsanforderungen sowohl in der Projektphase als auch im späteren laufenden Betrieb ständig zu überwachen und gegebenenfalls anzupassen. Das gilt nicht nur für mögliche Änderungen in den rechtlichen Vorgaben, sondern auch, um mögliche Optimierungsquellen zu finden und versteckte Fehlerquellen ausfindig zu machen.

Wir von AmdoSoft achten stets darauf, bei der Implementierung unseres b4 Software-Roboters die sicherheitsrelevanten Compliance-Vorgaben unserer Kunden von Beginn an mitzudenken und bei der Konzeption einer Lösung zu berücksichtigen. Haben Sie Fragen zum Thema RPA und Compliance oder interessieren sich für eine RPA-Lösung für Ihr Unternehmen? Wir freuen uns auf Ihren Kontakt.

Warum RPA dem Outsourcing meist überlegen ist

 

rpa-bpo-250

 

Immer öfter werden diverse Unternehmensprozesse aus Kostengründen oder wegen Mangel an Fachkräften ausgelagert. Das Outsourcing ist allen Unternehmern hinlänglich bekannt und galt lange als Königsweg der Kostenoptimierung. Dank moderner softwarebasierter Lösungen gilt dies heute nicht mehr in gleichem Maße. In vielen Fällen ist eine Lösung durch Automatisierung wesentlich vorteilhafter, verlässlicher und sogar günstiger. Es scheint aber, als sei diese Information zu vielen Unternehmern bislang noch nicht wirklich durchgekommen.

Die Nachteile von Outsourcing

Das Outsourcing von bestimmten Aufgaben an externe Dienstleister kann ein Unternehmen entlasten und gewisse Vorteile mit sich bringen. Doch ebenso gibt es einige Nachteile zu bedenken. Ein Auslagern von Aufgaben geht nämlich auch immer mit einem gewissen Kontrollverlust einher. Der externe Partner erhält praktisch die Hoheit über den Prozess und im schlimmsten Fall wird auf Fehler oder sich abzeichnende negative Trends zu spät oder falsch reagiert. Nutzt ein Unternehmen Outsourcing, macht es sich zudem vom Partner abhängig und riskiert außerdem Sicherheitsverstöße bei sensiblen Daten. Außerdem entsteht bei solchen Kooperationen immer ein großer Kommunikationsbedarf, der teilweise das Einsparpotential verringert und zunächst einmal zusätzlichen Aufwand bedeutet.

Die Vorteile von Robotic Process Automation gegenüber Outsourcing

Nutzt ein Unternehmen eine interne RPA-Lösung, so werden Abstimmungs- und Kommunikationsprobleme zwischen Fachabteilung, IT und Provider eliminiert. Schon bei der Planung wird das System auf dynamische Änderungen vorbereitet und kann wesentlich schneller reagieren als die meisten Outsourcing-Dienstleister. Die Prozesse werden dadurch nicht gestört oder verlangsamt. Gleichzeitig entfällt in hohem Maße der angesprochene Kommunikationsaufwand und auch die Qualitätskontrolle ist bei einer RPA-Lösung nur minimal, während bei einem Dienstleister ständig die Vertrags- und Zahlungskonditionen mit den tatsächlichen Leistungen abgeglichen werden müssen.

Andere Vorteile betreffen die Effizienz der Arbeit selbst. Ein Software-Roboter arbeitet fehlerfrei, hält sich stets an alle Compliance-Vorgaben und kann bei Bedarf Tag und Nacht ohne Pause an 365 Tagen im Jahr arbeiten, wenn Auftragsspitzen das erforderlich machen – unabhängig von Arbeitszeitkonten und Problemen durch Zeitzonen-Verschiebung. RPA-Lösungen lassen sich also unbegrenzt skalieren, während Outsourcing-Dienstleister weit weniger flexibel sind, wenn es um die zeitweise Anpassung des Auftragsvolumens geht. Das Unternehmen behält dabei die volle Kontrolle und sensible Daten verlassen das eigene Netzwerk nicht. Vielmehr fördert ein RPA-Roboter die Sicherheit, da er sich strikt an Compliance-Vorgaben sowie rechtliche Bedingungen hält und Unregelmäßigkeiten sofort melden kann.

In nicht wenigen Unternehmen sind Backoffice-Prozesse, die schon lange ausgelagert werden, auf gewisse Weise eingerostet. Der Dienstleister bleibt bei für ihn bewährten, jedoch nicht mehr zeitgemäßen Prozeduren. Eine Umstellung auf RPA ermöglicht es, solche Strukturen aufzubrechen und den Prozessen einer Frischzellenkur zu unterziehen. Die Transparenz ist dabei deutlich höher als bei ausgelagerten Arbeiten und die durch menschliche Mitarbeiter verursachten Fehler werden ausgemerzt, weswegen die Prozessqualität nochmals höher ist.

Beispiel: RPA in der Buchhaltung

Buchhaltungsprozesse gehören zu den Aufgaben, die gerne einmal auf einen externen Dienstleister abgewälzt werden. Die sich ständig wiederholenden Prozesse in der Zahlungsabwicklung, dem Kreditwesen und dem Forderungsmanagement brauchen allerdings in der Regel gar keine große Zahl an Mitarbeitern. Viele Prozesse in der Buchhaltung lassen sich relativ leicht mit einem Software-Roboter abarbeiten. Dieser kann selbständig Zahlungen anweisen, Mahnungen verschicken und Geldeingänge prüfen und mit anderen Daten abgleichen – ohne Fehler und sehr viel schneller als jeder noch so flinke Mitarbeiter.

Beispiel: RPA im Personalwesen

Das Recruiting und die Betreuung von Mitarbeitern ist ein weiteres Feld, das prädestiniert ist für die Optimierung mittels RPA. Auch hier gibt es eine Reihe von regelbasierten Prozessen, die aufgrund von rechtlichen Vorgaben und firmeninternen Regelungen in hohem Maße standardisiert ablaufen. So kann ein Roboter optimal Arbeits- und Fehlzeiten verwalten, die Personalvergütung prüfen und Gehälter anweisen sowie die Steuern und Abgaben auf der Grundlage der eingereichten Personalunterlagen berechnen und abführen.

Nutzen Sie für Ihr Unternehmen Outsourcing, sind aber nicht sicher, ob dies noch zeitgemäß und effizient ist? Dann sprechen Sie gern mit uns und lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, ob RPA für Ihre Prozesse die bessere Lösung ist.

Lieferkettenoptimierung durch RPA

 

lieferkette-250

Fast alle Unternehmen, die stark digitalisiert sind, können von einer Robotic Process Automation (RPA) profitieren – das liegt auf der Hand. Doch was ist mit Branchen, in denen es nur einige wenige Backoffice-Prozesse gibt und der Rest noch sehr traditionell abgewickelt wird? Natürlich lohnt eine RPA-Software nicht für jeden winzigen EDV-Prozess allein, doch auch in Unternehmen mit wenigen, aber hoch skalierten digitalen Prozessen kann der Einsatz eines Software-Roboters bereits zu signifikanten Zeit- und Kostenersparnissen führen. Das gilt zum Beispiel für Lieferketten bei Großhändlern.

Jeder Prozess im Backoffice ist wichtig

Der Faktor Zeit spielt bei einem Großhändler eine bedeutende Rolle. Ständig müssen Lager, Ware und Preise an den Markt angepasst werden. Das geht aber nur dann, wenn die täglich eingehenden Informationen so schnell und umfassend wie möglich ausgewertet und verarbeitet werden können. Wenn Mitarbeiter hunderte Dokumente mit Bestands-, Einkaufs- und Verkaufsdaten manuell verarbeiten müssen, geraten sie schnell an Belastungsgrenzen und verlangsamen damit die gesamte Lieferkette. Außerdem mehren sich die Fehler, wohingegen bestimmte Informationen aus der zweiten Reihe oft nicht transportiert werden. Eine RPA-Software kann hier sofort und nachhaltig Abhilfe schaffen.

Hunderte Dokumente täglich? – Für RPA kein Problem!

Ein RPA Software Roboter wie unser b4 Virtual Client ist keine künstliche Intelligenz, sondern imitiert lediglich die Arbeit eines menschlichen Mitarbeiters innerhalb der gewohnten Arbeitsumgebung auf dem Bildschirm. Das hat den Vorteil, dass man den Roboter sehr konkret mit Arbeitsroutinen beauftragen kann, die er nach einem strengen Schema abarbeitet. Er tut also das, was sonst ein Mitarbeiter tun müsste – und bei dem dieser oft völlig unterfordert ist. Genau gesagt übernimmt der b4 Virtual Client meist die Aufgaben sehr vieler Mitarbeiter, denn die eingangs erwähnten hunderte Dokumente pro Tag sind für einen RPA Software Roboter kein Problem. Selbst zu Spitzenzeiten – etwa im Weihnachtsgeschäft oder zu saisonalen Auslastungen – versinkt der b4 Virtual Client nie in Arbeit, sondern extrahiert wichtige Informationen, tauscht Daten zwischen Datenbanken aus und verhilft zu einer reibungslos funktionierenden Lieferkette.

Fehlerfrei und schnell zu jeder Tageszeit

Ein Software Roboter hat gegenüber dem menschlichen Mitarbeiter viele Vorteile, wenn es um sich wiederholende und schematisch ablaufende Prozesse geht. Der einzelne Task ist von ihm wesentlich schneller zu bewältigen. Der Roboter braucht keine Pause, keinen Schlaf und ist nie krank. Er arbeitet immer mit der gleichen, für Menschen nicht erreichbaren Arbeitsgeschwindigkeit – auch nachts und an Feiertagen, wenn nötig. Zudem ist eine RPA-Software nahezu fehlerfrei. Das bedeutet einerseits, dass bei der Auswertung der Prozesse keine „Schusselfehler“ gemacht werden, aber auch, dass der Roboter keine eigenen alternativen Lösungen probiert, die gegebenenfalls zu einem unerwünschten Resultat führen. Sind kreative und kommunikationsintensive Lösungen nötig, braucht es nach wie vor einen gut ausgebildeten Mitarbeiter, der jedoch dank RPA nun auch die Zeit hat, sich dieser Probleme in Ruhe anzunehmen. Klug eingesetzt, ist der b4 Virtual Client nämlich nicht die oft gefürchtete Konkurrenz für den Mitarbeiter, sondern eine sinnvolle Ergänzung.

Recording, Analyse und Monitoring

Viele Dokumente von Kunden, Zulieferern und Geschäftspartnern enthalten eine Fülle von Informationen, die bei manueller Verarbeitung oft übersehen werden. Meist konzentriert man sich zum Beispiel bei einer Abrechnung auf die korrekten Summen und Zahlungseingänge, berücksichtigt aber nicht die Werte in einem weitläufigeren Kontext. Wichtige strategische Informationen gehen so verloren. Eine RPA Software kann jedoch neben dem eigentlichen Task die Daten aus Rechnungen und Lieferprotokollen benachbarten Datenbanken zur Verfügung stellen und so Informationen extrahieren, die den Kundenservice verbessern oder zu anderen Vorteilen führen. Beispielsweise können so Preisschwankungen bei Zulieferern analysiert werden, um bei künftigen Verhandlungen besser vorbereitet sein zu können.

Wir von AmdoSoft haben bereits vielen Unternehmen geholfen, einzelne Prozesse oder ganze Systeme zu optimieren und sich damit optimal im Wettbewerb zu positionieren. Unser b4 Virtual Client kann sicher auch Ihrem Unternehmen helfen. Rufen Sie uns gern an oder schreiben Sie uns eine E-Mail und wir entdecken gemeinsam Ihr Optimierungspotential.