Einkauf, Personal, Buchhaltung – Wer wirklich von robotergesteuerter Prozessautomatisierung profitieren kann

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Robotic Process Automation (RPA) ist ein Begriff, den viele Unternehmer und Manager bereits vielfach gehört haben. Doch nur wenige haben verstanden, was RPA ist, was es nicht ist und – vor allem – was es in Zukunft sein kann. Als Bestandteil der Digitalisierung von Unternehmensprozessen sind Software-Roboter eben nicht nur wichtig für die interne IT, sondern ihre Dienste werden in vielen Abteilungen eine Rolle spielen. Was fehlt, ist momentan noch die visionäre Kraft der Unternehmensverantwortlichen. Das liegt auch daran, dass die RPA-Branche sich oft missverständlich erklärt und dadurch Ängste schürt, die absolut unnötig sind.

RPA – ein zukunftsweisender Weg nicht nur für die IT

Wer sich bereits mit softwaregestützter Automation beschäftigt hat, dem kommt vor allem das Monitoring von IT-basierten Prozessen in den Sinn. So kann ein Roboter beispielsweise bei einem Online-Shop immer wieder und wieder im Hintergrund einen Verkaufsvorgang simulieren und bei schwächelnder Performance Alarm schlagen. Dieses End-2-End-Monitoring ist für den Shopbetreiber außerordentlich hilfreich, doch nur selten wird in einem solchen Fall ein manueller Prozess ersetzt. Kein Shop beschäftigt einen Mitarbeiter, der tagtäglich nur Prüfbestellungen macht. In diesem Fall ist der Roboter quasi eine zusätzliche Arbeitskraft, der sich durch seine Fähigkeiten sein Arbeitsgebiet selbst schafft.

Roboter können mehr als überwachen

Im Kern geht es bei RPA aber gar nicht um IT-Prozesse, die sonst gar niemand machen würde, sondern eben um manuelle Tätigkeiten, die zeitraubend, wenig fordernd und damit eine Verschwendung an Human Ressources sind. Roboter sind eben nicht nur in der IT hilfreich, sondern überall, wo sich wiederholende Prozesse am Computer ablaufen und Arbeitskräfte gebunden, aber nicht effizient ausgelastet sind. Am einfachsten lässt sich dies am Beispiel Buchhaltung illustrieren. Wenn ein Unternehmen eine Rechnung eines Zulieferers erhält, prüft meist ein Mitarbeiter, ob die Angaben der Rechnung mit den gelieferten Teilen übereinstimmen, die Summe stimmt usw. Bei einem Dutzend Zulieferern und mehreren Lieferungen am Tag ist der Mitarbeiter mit dieser Aufgabe beinahe ausgelastet, ohne das die Tätigkeit an sich seiner Qualifikation und seinem Wert für das Unternehmen gerecht würde – von den Kosten ganz zu schweigen. RPA kann diesen repetitiven Prozess vollständig übernehmen, ist schneller, effizienter und weniger fehleranfällig – und macht den Mitarbeiter frei für wichtigere Aufgaben.

Knackpunkt IT-Sicherheit

Ein sich hartnäckig haltender Kritikpunkt an Robotic Process Automation ist der Verweis auf Sicherheitslücken und die Anfälligkeit für IT-Attacken. Angeblich, so der Tenor, sei ein menschlicher Mitarbeiter immer die sicherere Lösung. Das stimmt so pauschal nicht. RPA-Software kann an höchste Sicherheitsrichtlinien angepasst und mit der IT-Sicherheit strukturell verwoben werden. Folglich ergibt sich ein Vorteil, den ein Mitarbeiter eben nicht leisten kann, nämlich das sekundenschnelle Erkennen von Attacken durch stetige Analyse des Prozesses. Anders gesagt: Fällt dem Roboter irgendeine Abweichung vom Standard auf, schlägt er direkt Alarm. Ein Mensch kann eine Attacke oftmals gar nicht so schnell erkennen und darauf reagieren. Auch erkennt ein automatisches System Schwachstellen viel eher selbst als dies manuell von außen der Fall ist. Das Thema Sicherheit darf also nicht pauschal als Argument gegen RPA gelten.

RPA ist nicht KI und soll auch keine Fachkräfte ersetzen

Ein weiterer Kritikpunkt an jeder Art von Automation ist die Furcht vor dem Ersetzen menschlicher Mitarbeiter durch Maschinen. Tatsächlich soll ein RPA-Roboter ja exakt solche Tätigkeiten übernehmen, die vorher ein Mensch gemacht hat. Aber er macht den Mitarbeiter nicht überflüssig, sondern frei. In vielen Unternehmen müssen hochqualifizierte Fachkräfte langweilige und sich wiederholende Prozesse abarbeiten, weil es eben jemand machen muss. Das kostet Zeit, Budget und bei den Fachkräften Nerven. Kein Unternehmer wirft eine Fachkraft raus, weil ein Roboter ihm die Aufgaben abnimmt, die dieser sowieso nicht machen sollte. Im Gegenteil: Er kann die Fachkraft endlich für sinnvollere Aufgaben einsetzen und damit einen Mehrwert aus seiner Personalinvestition schaffen. Im Umkehrschluss darf aber auch kein Unternehmer glauben, dass RPA Fachexpertise ersetzen kann. Diese Roboter besitzen keine künstliche Intelligenz und sind weder Datenverarbeiter noch Problemlöser. Sie sind lediglich verlässliche und anspruchslose Helfer, die jeden Prozess, der ihnen aufgetragen wird, immer und immer und immer wieder effizient und fehlerlos abarbeiten.

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Digitale Chancen im Büro der Zukunft

Algorithmen, digitale Assistenten und künstliche Intelligenz, wie verändern sie die Arbeit 4.0 im Büro der Zukunft?

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Der Softwarehersteller AmdoSoft aus München blickt wie zwei Drittel der Mitarbeiter deutscher Großunternehmen mit Neugier nach vorne – und freut sich, Menschen und Unternehmen mit seiner Automatisierungslösung b4 digitale Chancen zu bieten. Mittels Robotic Process Automation können damit langweilige Routineprozesse automatisiert werden und so mehr Freiraum für kreative Innovationsarbeit geschaffen werden.

Sind Sie neugierig auf die Möglichkeiten, die der digitale Wandel an ihrem Arbeitsplatz mit sich bringt? Sehen Sie die Digitalisierung als Chance für ihre berufliche Weiterentwicklung? Dann denken Sie wie 72 Prozent der Mitarbeiter deutscher Großunternehmen. Wirtschaftsexperten sind sich zwar noch uneinig, wieweit die Vierte industrielle Revolution Arbeitsprozesse und Berufsbilder verändern wird. Dass wir uns aber freuen können, wenn intelligente Maschinen uns langweilige Routinearbeit abnehmen werden, darin sind sich wohl alle einig.

AmdoSofts Automatisierungslösung b4 unterstützt Unternehmen dabei, Chancen der Robotic Process Automation zu identifizieren und sich wiederholende Geschäftsprozesse zu automatisieren. Monotone und ermüdende Bürotätigkeiten, mit Tastatur und Maus sind damit bald Vergangenheit, zugunsten wertschöpfenderer Tätigkeiten. Softwareroboter sammeln und sortieren, validieren und minimieren Daten, analysieren und werten sie aus, verteilen sie an definierte Schnittstellen oder Empfänger, berechnen und kategorisieren Kennzahlen, überwachen und reporten Performance etc. pp.

Wenn etwa ein Mitarbeiter eine Rechnung mit 10 Rechnungspositionen erstellen muss, welche Basisdaten aus verschiedenen Quellen und Systemen erfordern, ermöglicht Automatisierung eine Ersparnis der Ressource Zeit um bis zu 70 Prozent. Routinen vom Systemlogin bis zum Öffnen der Quellanwendungen, Fensterwechseln und Informationsübertragung werden damit effizienter und weniger fehlerträchtig.

„Um wettbewerbsfähig zu bleiben“, rät AmdoSofts Geschäftsführer Mario F. Griffith Unternehmen, „lieber jetzt als später die Möglichkeiten der Automatisierung von Arbeits- und Geschäftsprozessen im eigenen Unternehmen zu evaluieren.“ Robotic Process Automation mit AmdoSoft b4 spare nicht nur Kosten und steigere die Effizienz, die Automatisierung schaffe auch Freiraum für kreative Innovationsarbeit. „Und Innovation“, wird Griffith nicht müde zu betonen, „entscheidet darüber, welche Berufe und Unternehmen morgen die Welt bewegen werden.“

Sind wir Menschen in der Arbeitswelt 4.0 bald unsere Arbeit los?

Keine Angst vor der Vierten industriellen Revolution

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Die Vierte industrielle Revolution ist in vollem Gange. Digitale Assistenten automatisieren Dienstleistungen aller Art. Maschinen kommunizieren miteinander und erledigen die Fabrikation. Drohnen übernehmen die Logistik. Sind wir Menschen in der Arbeitswelt 4.0 bald unsere Arbeit los? Der Softwarehersteller AmdoSoft aus München glaubt im Gegenteil, dass Automation, Roboter und Künstliche Intelligenz vor allem Vorteile bringen werden.

Düstere Prognosen zur Zukunft der Arbeit hat es schon in der ersten industriellen Revolution in der zweiten Hälfte des 18. Jahrhunderts zuhauf gegeben. Allerdings fielen damals vor allem die harten Knochenjobs weg. Analog übernehmen nun in der aktuellen Vierten industriellen Revolution intelligente Maschinen immer mehr Arbeitsprozesse. Bis zu 40 Prozent der Jobs könnten bis zum Jahr 2030 wegrationalisiert werden. Philosophen wie Richard David Precht meinen jedoch, dass diesen Jobs in 20 oder 50 Jahren niemand mehr hinterher trauern werde.

Schon die erste Massenproduktion durch Dampfmaschinen schaffte neue Arbeitsplätze in Fabriken. In der zweiten industriellen Revolution nahm Elektrizität den Menschen weitere Schwerarbeit ab und beschleunigte die Kommunikation durch Telefonate und Telegramme. In der dritten industriellen Revolution seit den Siebzigerjahren begründete der Personalcomputer für Büro und Haushalt ganz neue Industriezweige und Kommunikationsplattformen.

Heute in der Mitte der vierten industriellen Revolution ermöglicht moderne Informationstechnologie es uns nicht nur Maschinen aller Art zu vernetzen, sondern auch jegliche Routineprozesse zu automatisieren und Produkte nach dem tatsächlichen Bedarf zu produzieren. Wir können uns also freuen, wenn Maschinen uns bald noch mehr langweilige Arbeit abnehmen und die Arbeit 4.0 damit menschlicher wird.

Arbeitsmarktexperten sind im Übrigen überzeugt davon, dass mindestens ebenso so viele neue Berufsfelder entstehen werden, wie zuvor weggefallen sein werden. Vor allem angesichts der Tatsache, dass die Weltbevölkerung bis 2050 voraussichtlich auf 10 Milliarden Menschen anwachsen werde, mache Automation, Roboter und Künstliche Intelligenz sogar unverzichtbar, um Infrastrukturen weiterzuentwickeln und ausreichend Produkte für das tägliche Leben herzustellen.

Auch der Softwarehersteller AmdoSoft aus München glaubt, dass Automation uns Menschen vor allem Vorteile bringen wird. Zwar müsse man sich anpassen, ein Prozess, der Zeit brauche. Mit der Automatisierungslösung b4 verfolgt AmdoSoft die Mission, den Verlauf der Vierten industriellen Revolution mitzugestalten. Der b4 Virtual Client unterstützt Unternehmen, deren IT- und andere Abteilungen als „maschineller Kollege“ mittels Robotic Process Automation, Fachkräfte von Routinetätigkeiten zu entlasten. Sei es die Kategorisierung von Servicetickets oder die Integration neuer User oder gar die Implementierung von ganzen Strukturen in die Cloud oder die Administration großer Businesssysteme.

Statt ihre Fachkompetenzen und Zeit an Routineaufgaben zu verschwenden, können Mitarbeiter sich dann vermehrt kreativen und strategischen Aufgaben zuwenden und zur Innovationskraft ihres Unternehmens beitragen.

Mehr Sicherheit durch Robotic Process Automation

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Vertrauen ist die wohl wichtigste Ressource im Wirtschaftsleben. Angesichts zunehmender digitaler Vernetzung von Devices und Systemen mehr denn je. Jedes Unternehmen muss sich deshalb Gedanken über den Schutz geistigen Eigentums und persönlicher Daten machen. Schließlich wollen sich Mitarbeiter und Kunden gefahrlos im digitalen Raum bewegen.

Moderne Technologien werfen nicht nur Sicherheitsfragen auf, sie sind auch Teil ihrer Lösung, etwa durch Automatisierung von Geschäftsprozessen mittels Robotic Process Automation. Insbesondere da, wo Datenmengen nicht mehr manuell zu bewältigen sind oder Prozesse pausenlos laufen müssen, trägt Softwarehersteller AmdoSoft aus München mit seiner Automatisierungslösung b4 zur Optimierung der Sicherheit in Ihrem Unternehmen bei.

Wo Devices im digitalen Jahrhundert 24 Stunden am Tag 365 Tage im Jahr im Internet der Dinge interagieren und Datenmengen exponentiell steigen, ahmen Softwareroboter wie die Bots des b4 Virtual Clients mittels Robotic Process Automation menschliche Aktionen und Interaktionen nach und sorgen so für mehr Sicherheit in puncto Datenübertragung, Prozess- und Performancestabilität. b4s Bots müssen dafür nicht programmiert, sondern nur trainiert werden. Mittels virtueller Benutzerschnittstellen öffnet, erfasst, bearbeitet und speichert b4 Daten und sichert damit Geschäftsprozesse in Einkauf, E-Commerce, Finanzbuchhaltung, Kundendienst, Logistik, Personalwesen, Produktionsplanung etc. Überall dort, wo es strukturierte, sich wiederholende Prozesse gibt, können b4 Bots zur Daten- und Performancesicherheit beitragen.

Auch AmdoSofts Geschäftsführer Mario F. Griffith hält „Vertrauen für das wohl wichtigste Schmiermittel des Tagesgeschäfts“. „Mittels Robotic Process Automation“, so Griffiths Überzeugung, „erhöhen b4s Softwareroboter die Sicherheit in jedem Unternehmen, und unserer Überzeugung nach auch die Sicherheit in der Informationsgesellschaft insgesamt. Denn unsere Mission beinhaltet auch für das Vertrauen zu sorgen, welches wir für unsere digitale Zukunft brauchen.“

Don’t panic about DSGVO!

Mit b4 automatisiert DSGVO-Compliance sichern

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DSGVO? Noch nie gehört! Das sagen 36 Prozent der Mittelständler laut einer Umfrage des Marktforschungsinstituts FORSA einen Monat vor Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung. Ab 25. Mai 2018 aber schützt Nichtwissen nicht mehr vor Bußgeldern. AmdoSoft b4 schafft Abhilfe mittels Robotic Process Automation.

Zu den Neuerungen der sogenannten DSGVO Datenschutzgrundverordnung zählen erweiterte Transparenzpflichten in puncto personenbezogener Daten, verschärfte Anforderungen bezüglich Datenminimierung und Dokumentation, Verschlüsselung von Datenübermittlungen und Opt-in für Werbemailings. Daraus folgt unter Umständen die Notwendigkeit, Prozesse der Übermittlung, Speicherung und Verarbeitung und Löschung von Kundendaten in den unternehmensinternen Softwaresystemen anzupassen. AmdoSoft b4 Virtual Client unterstützt hier mittels Robotic Process Automation bei der automatisierten Umsetzung.

Wo Informationen zwischen Systemen, Websites und Portalen noch manuell gesammelt, überprüft und eingegeben werden, besteht mit dem Inkrafttreten des neuen Datenschutzgesetzes verstärkt die Gefahr, dass sich menschliche Fehler nachteilig auf die Compliance des Unternehmens auswirken können. Durch die Integration von Robotic Process Automation mit AmdoSoft b4 können solche Risiken minimiert und die Privatsphäre von Kunden geschützt werden.

„Don’t panic about DSGVO“, meint denn auch AmdoSofts Geschäftsführer Mario F. Griffith, „Der b4 Virtual Client sorgt für automatisierte Datenminimierung in Datenbanken, ERP-, E-Commerce-, Kommunikations- und anderen Systemen. Unser Softwareroboter kann potenzielle Verstöße gegen die Datenschutzgrundsätze vermeiden, indem er sicherstellt, dass personenbezogene Daten tatsächlich aus allen Systemen entfernt werden. Wie ein Mitarbeiter überprüft er Daten im Abgleich mit Zustimmungs- und Sperrdatenbanken, kontrolliert Aufbewahrungs- und Garantiefristen, überprüft eingehende Zustimmungen und Widerrufe und checkt die Löschpflicht nach Artikel 17 und 25 der DSGVO. Der b4 Virtual Clients identifiziert, verarbeitet, ändert und dokumentiert Daten quer über alle Systeme.“

Hilfe für die Personalabteilung: Onboarding-Prozess mit b4 automatisieren

Personalarbeit erschöpft sich im digitalen Jahrhundert längst nicht mehr in Recruiting und Verwaltung, sie ist heute ein dynamisch-strategischer Part der Unternehmensstrategie. Automatisierung mittels Robotic Process Automation eröffnet nicht mehr nur Kosteneinsparpotenziale, sondern auch neue Chancen für Human Resources. Routinierte Verwaltungsprozesse, die wenig Denkarbeit erfordern, werden zukünftig vermehrt von Softwarerobotern übernommen, darunter das repetitive, aufwendige Onboarding. Automatisierung von solchen Geschäftsprozessen ermöglicht Personalverantwortlichen, sich stattdessen auf die Arbeit am Menschen zu konzentrieren.

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Innovatives Denken und emotionale Intelligenz sind in der digitalen, globalisierten Arbeitswelt von morgen gefragt. Entsprechend rücken Themen wie Fortbildung und Führung 4.0 und Talententwicklung in den Fokus. Personalarbeit von morgen kann nicht mehr nur verwalten, sondern muss strategische Zukunftsperspektiven für das eigene Unternehmen entwickeln. Nur so kann sie dazu beitragen, das eigene Unternehmen wettbewerbsfähig zu halten. Hier setzt Robotic Process Automation mit AmdoSoft b4 an. Strukturierte, regelbasierte Verwaltungsprozesse wie Stammdatenänderungen, Gehaltsabrechnung, Reisekostenabrechnung und Zeiterfassung können mit b4 Virtual Clients automatisiert ausgeführt werden.

Auch komplexere Human-Resources-Prozesse wie das Onboarding können mit b4 automatisiert werden. Entsprechend eines vordefinierten Workflows und Regelkatalogs können Softwareroboter nach wenigen Klicks einen E-Mail-Account für neue Mitarbeiter anlegen, diesen zu Verteilergruppen hinzufügen, Telefon- und Faxdurchwahlen anlegen, Software auf Clients installieren, Verzeichnisse aktualisieren, Zugänge auf Servern freigeben, Zugangskarten erstellen und vordefiniertes Onboarding-Infomaterial an neue Kollegen schicken.

„Routine adé!“, verspricht AmdoSofts Geschäftsführer Mario F. Griffith, „b4 entlastet von langwierigen administrativen Prozessen. So können Personaler sich ganz darauf konzentrieren, neuen Mitarbeitern einen erfolgreichen Einstieg ins Unternehmen zu ermöglichen – und die Human Resources insgesamt zu einem wissens- und wertschöpfenden Service weiterzuentwickeln.“

Strategischer Erfolgsfaktor: Prozessautomatisierung mit Software-Robotern

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Automatisierung ist in der heutigen Welt digitaler 24/7-Geschäftsmodelle einer der wohl wichtigsten strategischen Erfolgsfaktoren in Unternehmen. Also ein Must have im Hinblick auf die Faktoren Kosten, Zeit, Qualität und als Treiber von Innovationen. Robotergesteuerte Prozessautomatisierung mit dem b4 Virtual Client von AmdoSoft unterstützt bei der Erhöhung des Automatisierungsgrads. Hören Sie dazu AmdoSofts Geschäftsführer Mario F. Griffith und weitere Industrievertreter beim ManagerWissen Workshop RPA – Robotic Process Management.

Laut der Studie „Cloud Automation Excellence“ von Crisp Research in Kooperation mit Nexinto und Hewlett Packard Enterprise weisen 73 Prozent der deutschen Unternehmen bislang nur einen Automatisierungsgrad von weniger als 30 Prozent vor und verlieren so jährlich 540 Millionen Euro. IT-Entscheider planen deshalb, den Automatisierungsgrad in ihrem Unternehmen mittels Robotik, Maschinenlernen, künstlicher Intelligenz und Cloudlösungen bis 2020 auf 58 Prozent zu erhöhen. Robotic Process Automation mit dem b4 Virtual Client von AmdoSoft unterstützt bei entsprechenden Automatisierungsmaßnahmen. Softwareroboter übernehmen sich wiederholende Abläufe und Geschäftsprozesse, damit Menschen in Unternehmen produktivere und innovationsfördernde Tätigkeiten übernehmen können. Damit können Sie beispielsweise das On- und Offboarding von Mitarbeitern automatisieren, zeitraubendes Aufsetzen und Updaten von Clients von virtuellen Heinzelmännchen durchführen lassen oder die Verfügbarkeit und Leistung von Applikationen wie dem ERP PSIpenta, IBM Cognos oder MS Sharepoint in Echtzeit überprüfen.

RPA Workshop in Mannheim

Zu diesem Thema wird AmdoSofts Geschäftsführer Mario F. Griffith am 23. April 2018 beim ManagerWissen Workshop RPA – Robotic Process Management im Dorint Kongresshotel Mannheim Use Cases vorstellen. Neben Griffith werden dort auch weitere Industrievertreter von ALMATO, Another Monday, Avanade Deutschland, BitKom, Capgemini Deutschland, Horváth & Partners, ITyX Solutions, KPMG, Scheer Holding, Servicetrace und Swiss Post Solutions über die Bedeutung von RPA für die Unternehmensstrategie und die Vorteile und Möglichkeiten und Lösungen in der praktischen Umsetzung sprechen.