Lieferkettenoptimierung durch RPA

 

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Fast alle Unternehmen, die stark digitalisiert sind, können von einer Robotic Process Automation (RPA) profitieren – das liegt auf der Hand. Doch was ist mit Branchen, in denen es nur einige wenige Backoffice-Prozesse gibt und der Rest noch sehr traditionell abgewickelt wird? Natürlich lohnt eine RPA-Software nicht für jeden winzigen EDV-Prozess allein, doch auch in Unternehmen mit wenigen, aber hoch skalierten digitalen Prozessen kann der Einsatz eines Software-Roboters bereits zu signifikanten Zeit- und Kostenersparnissen führen. Das gilt zum Beispiel für Lieferketten bei Großhändlern.

Jeder Prozess im Backoffice ist wichtig

Der Faktor Zeit spielt bei einem Großhändler eine bedeutende Rolle. Ständig müssen Lager, Ware und Preise an den Markt angepasst werden. Das geht aber nur dann, wenn die täglich eingehenden Informationen so schnell und umfassend wie möglich ausgewertet und verarbeitet werden können. Wenn Mitarbeiter hunderte Dokumente mit Bestands-, Einkaufs- und Verkaufsdaten manuell verarbeiten müssen, geraten sie schnell an Belastungsgrenzen und verlangsamen damit die gesamte Lieferkette. Außerdem mehren sich die Fehler, wohingegen bestimmte Informationen aus der zweiten Reihe oft nicht transportiert werden. Eine RPA-Software kann hier sofort und nachhaltig Abhilfe schaffen.

Hunderte Dokumente täglich? – Für RPA kein Problem!

Ein RPA Software Roboter wie unser b4 Virtual Client ist keine künstliche Intelligenz, sondern imitiert lediglich die Arbeit eines menschlichen Mitarbeiters innerhalb der gewohnten Arbeitsumgebung auf dem Bildschirm. Das hat den Vorteil, dass man den Roboter sehr konkret mit Arbeitsroutinen beauftragen kann, die er nach einem strengen Schema abarbeitet. Er tut also das, was sonst ein Mitarbeiter tun müsste – und bei dem dieser oft völlig unterfordert ist. Genau gesagt übernimmt der b4 Virtual Client meist die Aufgaben sehr vieler Mitarbeiter, denn die eingangs erwähnten hunderte Dokumente pro Tag sind für einen RPA Software Roboter kein Problem. Selbst zu Spitzenzeiten – etwa im Weihnachtsgeschäft oder zu saisonalen Auslastungen – versinkt der b4 Virtual Client nie in Arbeit, sondern extrahiert wichtige Informationen, tauscht Daten zwischen Datenbanken aus und verhilft zu einer reibungslos funktionierenden Lieferkette.

Fehlerfrei und schnell zu jeder Tageszeit

Ein Software Roboter hat gegenüber dem menschlichen Mitarbeiter viele Vorteile, wenn es um sich wiederholende und schematisch ablaufende Prozesse geht. Der einzelne Task ist von ihm wesentlich schneller zu bewältigen. Der Roboter braucht keine Pause, keinen Schlaf und ist nie krank. Er arbeitet immer mit der gleichen, für Menschen nicht erreichbaren Arbeitsgeschwindigkeit – auch nachts und an Feiertagen, wenn nötig. Zudem ist eine RPA-Software nahezu fehlerfrei. Das bedeutet einerseits, dass bei der Auswertung der Prozesse keine „Schusselfehler“ gemacht werden, aber auch, dass der Roboter keine eigenen alternativen Lösungen probiert, die gegebenenfalls zu einem unerwünschten Resultat führen. Sind kreative und kommunikationsintensive Lösungen nötig, braucht es nach wie vor einen gut ausgebildeten Mitarbeiter, der jedoch dank RPA nun auch die Zeit hat, sich dieser Probleme in Ruhe anzunehmen. Klug eingesetzt, ist der b4 Virtual Client nämlich nicht die oft gefürchtete Konkurrenz für den Mitarbeiter, sondern eine sinnvolle Ergänzung.

Recording, Analyse und Monitoring

Viele Dokumente von Kunden, Zulieferern und Geschäftspartnern enthalten eine Fülle von Informationen, die bei manueller Verarbeitung oft übersehen werden. Meist konzentriert man sich zum Beispiel bei einer Abrechnung auf die korrekten Summen und Zahlungseingänge, berücksichtigt aber nicht die Werte in einem weitläufigeren Kontext. Wichtige strategische Informationen gehen so verloren. Eine RPA Software kann jedoch neben dem eigentlichen Task die Daten aus Rechnungen und Lieferprotokollen benachbarten Datenbanken zur Verfügung stellen und so Informationen extrahieren, die den Kundenservice verbessern oder zu anderen Vorteilen führen. Beispielsweise können so Preisschwankungen bei Zulieferern analysiert werden, um bei künftigen Verhandlungen besser vorbereitet sein zu können.

Wir von AmdoSoft haben bereits vielen Unternehmen geholfen, einzelne Prozesse oder ganze Systeme zu optimieren und sich damit optimal im Wettbewerb zu positionieren. Unser b4 Virtual Client kann sicher auch Ihrem Unternehmen helfen. Rufen Sie uns gern an oder schreiben Sie uns eine E-Mail und wir entdecken gemeinsam Ihr Optimierungspotential.

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Warum der Weihnachtsmann RPA nutzen sollte

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Mal wieder ist es Weihnachtszeit. Für uns bei AmdoSoft ist dies aber nicht nur die Zeit für besinnliche Stunden mit der Familie. Wir schauen auch auf das vergangene Jahr zurück, erkennen mit Stolz, was wir geleistet haben und suchen kritisch nach Punkten, bei denen auch wir noch Optimierungspotential haben. Vor allem aber ärgern wir uns wieder einmal. Darüber, dass wir es erneut nicht geschafft haben, den Weihnachtsmann von unserem b4 Virtual Client Software Roboter zu überzeugen.

Optimierungspotential im Santa Claus Delivery Process (SCDP) seit Jahren bekannt

Jedes Jahr aufs Neue stehen der Weihnachtsmann und seine Mitarbeiter vor dem Problem, eine große Anzahl Bestellungen zu verarbeiten und auszuliefern. Allein die Anlage der Neukunden, die Bearbeitung der eingehenden Bestellformulare sowie die effiziente Verteilung der Ressourcen unter den schwierigen klimatischen Bedingungen des Nordpols sind Mammutaufgaben, die der Weihnachtsmann kaum mehr bewältigen kann. Lediglich die erfahrene PR-Abteilung von Santa scheint tadellos zu funktionieren. Wieder einmal gelang es durch geschickte Lancierung von Presseberichten, den Mitbewerbern von DHL, Amazon und Co. die Hauptschuld an fehlerhaften Lieferungen zuzuschieben. Das wirkliche Problem aber sitzt tiefer.

Beinahe vier Prozent der Lieferungen fehlerhaft oder verspätet

Allein in Deutschland warten jedes Jahr etwa 13 Millionen Kinder auf die pünktliche Lieferung zuvor bestellter Spielwaren und Geschenke. Selbst bei einer optimistischen Fehlerquote von 0,1% würden immer noch Tausende Kinder am Heiligen Abend enttäuscht unter dem Weihnachtsbaum sitzen, weil wichtige Komponenten der Bestellungen fehlen oder nicht rechtzeitig geliefert wurden. Die erschreckende Wahrheit: Die Fehlerquote liegt auch 2018 wieder bei rund 3,8% und damit weit über dem akzeptierbaren Niveau. Grund ist vor allem der stockende Verarbeitungsprozess in der Weihnachtszentrale. Die eingehenden Bestellungen sowie die anhängigen Prozesse bis hin zur Auslieferung verzögern sich, weil es an Effizienz mangelt.

Immer mehr helfende Elfen mit Burnout

Seit Jahrtausenden sind Elfen die unverzichtbaren Helfer des Weihnachtsmannes und verrichten ihre Arbeit ohne Klagen und mit voller Kraft. Doch auch die magischen Arbeiter haben Grenzen. Das Bevölkerungswachstum und der steigende Anspruch der Konsumenten bringen die Elfen an ihr Leistungslimit. Immer mehr Elfen landen mit berufsinduzierten mentalen Beschwerden und Burnout in der Therapie. Die krankheitsbedingten Ausfälle häufen sich und Ersatz zu bekommen ist schwer – erst recht an einem so unattraktiven Einsatzort am Polarkreis. Gleichzeitig steigen die Ansprüche der Kunden. Waren Mandarinen und Zimtsterne früher schon ausreichend, müssen viele bestellte Waren heute importiert oder aufwändig zusammengesetzt werden. Der Aufwand im Back-Office steigt seit Jahren rasant, ohne dass sich der Weihnachtsmann bislang um eine Modernisierung der Prozesse bemüht hätte.

Traditionalismus und Angst hemmen Innovationen

Schon vor vielen Jahren waren wir von AmdoSoft erstmals an den Weihnachtsmann herangetreten, wurden jedoch schroff abgewiesen. Wir machen das schon seit Anbeginn der Zeit ohne externe Hilfe – so der Tenor einer E-Mail von Santa Claus. Traditionsbewusstsein und die Angst vor Veränderung hemmen den als eher konservativ beschriebenen Geschäftsführer und Chef-Auslieferer. Wir wussten schon damals: Hier ist eine Menge Überzeugungsarbeit zu leisten. Doch wir wussten auch, dass Hilfe dringend nötig war. Nicht nur der Frohsinn der Kinder stand auf dem Spiel. Hier musste ein wahrer Pionier der Logistikbranche ein Stück weit vor sich selbst gerettet werden. Doch bis heute haben wir einfach keinen Fuß in die schneebewehte Tür des Weihnachtsmannes bekommen.

Warum RPA die Lösung für Santa ist

Wir arbeiten mit Hochdruck daran, spätestens im Jahre 2020 unsere RPA-Software am Nordpol einsatzbereit zu haben. Aus diesem Grund haben wir extra unseren b4 Virtual Client an die besonderen Erfordernisse des Weihnachtsgeschäftes angepasst. Der b4 Virtual Elf kann nicht nur automatisiert Wunschzettel interpretieren und clustern, sondern sorgt durch eine lückenlose Verknüpfung mit der logistischen Datenbank auch dafür, dass die passenden Geschenke bestellt, zugeordnet und verpackt werden. Anders als bei den Elfen kennt der Virtual Elf keine Pausen, keine Fehler und keinen Burnout. Zudem wäre er auch 2019 schon direkt einsatzbereit und könnte problemlos in das bestehende Santa-Network implementiert werden. Alles, was es dafür braucht, ist ein wenig Offenheit und Innovationsbewusstsein beim Weihnachtsmann. Und genau das wünschen wir uns schon einmal für das nächste Weihnachtsfest.

 

RPA und die Zukunft – Wohin geht die Reise?

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Softwarebasierte Automationsstrategien fristen noch immer in vielen Bereichen ein Nischendasein. Doch vielen Experten zufolge wird dies nicht mehr lange so bleiben. Zu vielversprechend sind die Optimierungspotentiale, die Robotic Process Automation (RPA) für Unternehmen zu bieten haben. Vor allem im Rechnungswesen und in einigen anderen Back Office-Bereichen sparen Unternehmer mit Pioniergeist schon heute viele Ressourcen – und jeden Monat werden es mehr. Mittelfristig, so sind sich die Experten diverser Studien einig, werden RPA-Strategien aus kaum einer Branche mehr wegzudenken sein.

RPA – eine Branche mit Milliardenwachstum

Eine Studie der Consultantfirma A.T. Kearneyund Arvato prognostizierte unlängst ein weltweites Wachstum für RPA-Anbieter auf ein Gesamtvolumen von schätzungsweise fünf Milliarden US-Dollar im Jahre 2020. Schon im nächsten Jahr dürfte selbst nach konservativen Schätzungen knapp ein Viertel der Back Office Prozesse roboterunterstützt abgewickelt werden. Im Jahre 2026 könnten es schon mehr als 50% aller Prozesse sein. Für die DACH-Region sieht eine Studie der Information Service Group (ISG) ähnliche Zahlen voraus. Laut einer repräsentativen Umfrage unter 248 Unternehmern der DACH-Region nutzen zwar erst knapp ein Drittel überhaupt RPA, doch mehr als die Hälfte plant es bis 2020 fest ein und trifft bereits Vorbereitungen.

Finance und Health als Vorreiter

Der Markt für RPA ist noch jung. Bislang haben vor allem größere Unternehmen aus den Bereichen Finance und Health RPA in ihre Prozesse integriert. Zudem wurden Software Roboter anfangs auch nur als punktuelle Verstärkungen für gewisse Buchhaltungsprozesse gesehen. Doch mit den positiven Erfahrungen der ersten Kunden wachsen wie bei jeder neuen Technologie auch das Vertrauen und die Erwartungshaltung. Die Unternehmen merken, dass RPA nicht nur viel mehr kann, sondern auch, dass sich Mitbewerber diesen Vorteil auch sichern werden. Folglich dürfte das Wachstum in der Branche der RPA-Anbieter eher exponentiell steigen. Zudem wissen die Anbieter mit jedem erfolgreich abgeschlossenen Projekt, wozu ihre Software Roboter in der Lage sind und können immer mehr Prozesse abdecken – branchenübergreifend und flächendeckend.

Immer mehr Prozesse möglich

Parallel steigt auch die Bereitschaft, immer mehr Prozesse einem softwaregesteuerten Roboter zu überverantworten. Laut der Studie der ISG in der DACH-Region planen Unternehmer, die bereits ein paar Prozesse mit RPA abwickeln, das Engagement auf 25 oder mehr Prozesse auszubauen. Das spricht für positive Erfahrungen und eine veränderte Haltung zum ganzen Prinzip der automatischen Prozessoptimierung. Allerdings rangieren branchenspezifische Prozesse meist ganz unten auf der Anwendungsskala. Überwiegend planen Entscheider RPA für Einkauf, Logistik und Supply Chain sowie Kundenbetreuung und Auftragsbearbeitung mit ein.

Vertrauen und Budgets wachsen

Jede innovative Technologie steht am Anfang vor dem Problem, intern im Unternehmen auf viele Zweifler zu treffen. Hohe Investitionskosten, unbekannte Performance-Qualität und auch Widerstände bei der Belegschaft sind Hemmschwellen, die es zu überwinden gilt. Doch das Vertrauen der CIOs und anderer Entscheider wächst. RPA wird mehr und mehr als das wahrgenommen, was es mittelfristig sein könnte, nämlich nicht weniger als eine Revolution im Office-Bereich beinahe aller Unternehmen jeglicher Branche und Umsatzstärke. Führende RPA-Anbieter wie AmdoSoft schaffen es mittlerweile, ihren Kunden nicht nur die Berührungsängste zu nehmen, sondern auch Bedenken bezüglich Sicherheit, Compliance und Unruhe im Mitarbeiterstamm zu zerstreuen. Parallel wachsen bei den Unternehmen die Budgets für Automation und sorgen so für das nötige Kapital, um RPA ganzheitlich denken zu können und nicht nur als punktuelle Ergänzungslösung.

Sind Sie schon dabei?

Wo stehen Sie in der umwälzenden Entwicklung, die die Robotic Process Automation in den letzten Jahren angestoßen hat? Haben Sie schon Prozesse mit RPA optimiert? Planen Sie diesen Schritt in den nächsten Monaten und Jahren? Oder gehören Sie noch zu den wenigen Unternehmen, die diesen zukunftsträchtigen Schritt scheuen? Wo auch immer Sie im Vergleich zu Ihren Mitbewerbern stehen – wir von AmdoSoft möchten Sie bei Ihrem Weg in die automatisierte Prozessoptimierung begleiten – ins Jahr 2019, 2020 und gerne auch weit darüber hinaus!

Überlegungen, bevor Sie RPA implementieren

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Robotic Process Automation (RPA) wird in den nächsten Jahren immer mehr an Bedeutung zulegen. Das heißt auch, dass immer mehr Unternehmer und Entscheidungsträger sich damit befassen müssen, wenn das eigene Unternehmen nicht technologisch in einen Nachteil geraten soll. Umso wichtiger ist es also, durch gewisse Vorüberlegungen zu erkennen, wo und wie RPA am besten eingesetzt werden kann und sollte. In der Regel hilft die Konsultation eines erfahrenen Anbieters wie AmdoSoft, um Potentiale zu erkennen und Machbarkeiten zu prüfen. Doch einige grundlegende Gedanken können Sie sich bereits im Vorfeld machen.

Branchenspezifische Potentiale erkennen

Zunächst einmal ist RPA je nach Branche und Firmenschwerpunkt anders zu bewerten. Umso mehr computerbasierte Prozesse in Ihrem Unternehmen ausgeführt werden, umso größer ist das Potential. Ein Dienstleister, dessen Produkte und Services fast ausschließlich digital anwendbar sind, bietet viel mehr Ansatzpunkte für RPA als ein klassischer produzierender Betrieb mit kleinem Back Office-Bereich. RPA kann zwar auch für kleinere Prozesse kostengünstigere Lösungen gestalten, doch der Ertrag steigt natürlich mit der Anzahl der Systeme, die optimiert werden können.

Ganzheitliche Ansätze wirken besser als punktuelle Anwendung

Wenn es in Ihrem Unternehmen eine komplexe softwarebasierte Struktur gibt, so ist es in der Regel besser, eine Automatisierung auf das Gesamtgebilde anzuwenden, statt nur auf abgegrenzte Teilbereiche. Überdenken Sie also im Vorfeld, inwieweit dies in Ihrem konkreten Fall zu bewerkstelligen sein könnte. Je mehr Zugriff eine Roboter-Software hat, umso mehr profitieren die Prozesse voneinander und umso schneller und fehlerloser arbeitet das gesamte System.

Ziele definieren und Kosten optimieren

Auch eine sehr gute Automatisierungssoftware wie unser b4 Virtual Client ist keine eierlegende Wollmilchsau. Die Anwendungshorizonte sind zwar vielfältig, aber auch fest abgegrenzt. RPA hilft überall dort, wo klar strukturierte und softwarebasierte Prozesse sich oft wiederholen und nach gewissen Mustern abgearbeitet werden müssen. Das betrifft beispielsweise das Rechnungswesen, das Personalmanagement, aber auch in Teilen die Kundenkommunikation. Lokalisieren Sie in Ihrem konkreten Fall die genauen Anwendungsbereiche und die daraus resultierenden realistischen Ziele und sprechen Sie dann mit uns, wie und mit welchem Einsparpotential RPA-Maßnahmen durchführbar sind.

Die bestehende Infrastruktur hat Vorrang

Für die Implementierung von Robotic Process Automation müssen Sie nicht Ihre gesamte IT-Infrastruktur aufbohren und das macht auch keinen Sinn. Der große Vorteil bei Software-Robotern wie dem b4 Virtual Client ist, dass diese einfach in bestehende Strukturen und Systeme implementiert werden können. Ihre Infrastruktur bleibt also erhalten und Sie müssen lediglich überlegen, an welchen Stellen Schnittpunkte entstehen sollen, an denen der b4 Virtual Client die Arbeit übernimmt, für die bislang wertvolle Mitarbeiter-Ressourcen eingesetzt wurden.

Ressourcen einsetzen und Mitarbeiter mitnehmen

Jede Optimierung benötigt zunächst mehrere Formen der Investition – finanziell, bezüglich der Mitarbeiter und auch hinsichtlich Ihrer inneren Einstellung zum Prinzip roboterunterstützter Unternehmenseffizienz. Wenn Sie entscheiden, RPA anzuwenden, dann sollte das Auswirkungen auf Ihr ganzes Geschäft haben. Die finanziellen Aufwendungen zum Start als Investition zu sehen, fällt den meisten noch am leichtesten – da ist unser b4 Virtual Client schließlich auch nur ein Ausgabeposten wie eine neue Maschine oder ein neuer Lastwagen im Fuhrpark. Sie sollten jedoch auch Ihre Mitarbeiter von Anfang an mitnehmen. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit der Software, aber auch im Umgang mit dem oft recht fremdartigen Prinzip, dass Roboter Arbeit erledigen, die eben noch der Kollege erledigt hat. Nicht zuletzt sollten auch Sie selbst sich vor Augen halten, dass Roboter von nun an immer wieder eine Option zur Verbesserung Ihres Unternehmens sein können.

Auf Störungen vorbereitet sein

Auch Software-Roboter sind nicht unfehlbar. Zwar erledigen sie ihre Arbeit schnell, rund um die Uhr und ohne Pause sowie in den allermeisten Fällen auch ohne Fehler, doch eine RPA-Software ist keine künstliche Intelligenz, die dazulernt. Gibt es für einen Prozessschritt keine vordefinierte Lösung oder fehlen Informationen, hält der Roboter inne. Sie müssen also wissen, dass RPA-Lösungen nicht von heute auf morgen Mitarbeiter ersetzen können. Sie können sie nur entlasten. Für alle Prozesse muss es aber Ausweichlösungen geben und zudem müssen Mitarbeiter vorhanden sein, die schnell und handlungssicher eingreifen, wenn es zu Störungen kommt.

Sie interessieren sich für Robotic Process Automation und möchten mehr erfahren? Dann nehmen Sie gern mit uns Kontakt auf und lernen Sie unseren b4 Virtual Client kennen.

 

5 typische Prozesse, die Sie mit RPA optimieren können

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Bei AmdoSoft stehen wir vor der Aufgabe, unsere Software zur Prozessautomatisierung so zu gestalten, dass sie einerseits zuverlässig und sauber läuft, andererseits aber auch flexibel genug ist, um für unterschiedlichste Einsatzbereiche gewappnet zu sein. Unser b4 Virtual Client muss also sozusagen das Schweizer Taschenmesser unter den Software-Robotern sein. Damit das gelingt, optimieren wir unseren Client je nach konkreter Anforderung und Prozessstruktur. Damit Sie sich davon ein etwas plastischeres Bild machen können, möchten wir das anhand von fünf Beispielprozessen illustrieren.

1. Standardisierte Bestellvorgänge

Alle produzierenden Gewerbe – ob traditionell oder digital – arbeiten in irgendeiner Form mit einem oder mehreren Bestellprozessen. Oft kommen die Kundenbestellungen aber nicht über einheitliche Formulare, sondern ganz verschieden im Unternehmen an – per Fax, per Mail, per Online-Formular oder über Messenger-Systeme. Normalerweise muss ein Mitarbeiter dann diese uneinheitlichen Bestellungen so übertragen, dass sie im bestehenden System verarbeitet werden können. Das kostet Zeit und Arbeitskraft, die anderswo sinnvoller eingesetzt wäre. Ein RPA-System wie der b4 Virtual Client kann diese Aufgabe übernehmen und übernimmt in Windeseile Bestellungen aus verschiedenen digitalen Kanälen und transformiert sie in ein einheitliches systemisches Format. Zusätzlich kann die Software an das Lagersystem angebunden werden, um sofort den Bestand abzugleichen und Nachbestellungen zu initiieren.

2. Lohnbuchhaltung und Personaldatenerfassung

Auch bei der Lohnabrechnung und vielen Aufgaben im Bereich der HR sind Routine und Wiederholungen an der Tagesordnung. Statt hier Mitarbeiter mit immer den gleichen Vorgängen zu belasten, kann eine RPA-Software diese Aufgaben übernehmen und schnell, effizient und mit viel geringerer Fehleranfälligkeit Lohnbuchhaltung betreiben, Stammdaten ändern und an andere Systeme übertragen und natürlich auch aktuelle steuerrechtliche Veränderung ins System übertragen.

3. Formulareingaben und Datentransfers

In fast jedem Unternehmen gibt es standardisierte Back-Office-Prozesse, die sich dauernd wiederholen und dennoch immer wieder aufs Neue von Mitarbeitern absolviert werden müssen. Vor allem bei Unternehmen, die viele Endkunden haben, häufen sich die Datenmengen und die Anzahl der Prozesse. Dabei sind die einzelnen Vorgänge in der Regel fast immer formell identisch oder zumindest ähnlich. Ein Software-Roboter kann diese Prozesse wesentlich schneller, ohne Pause und absolut fehlerfrei bearbeiten. Das Gleiche betrifft den Transfer von Informationen und Daten zwischen Systemen innerhalb der Unternehmensinfrastruktur. Der b4 Virtual Client erfasst, verarbeitet und leitet Daten im Handumdrehen weiter, ohne die IT-Sicherheit zu gefährden.

4. Bearbeitung von Kundenanfragen und Beschwerden

Die direkte Kommunikation mit Kunden ist eine äußerst wichtige, nicht selten aber auch heikle Angelegenheit. Allein aufgrund der Masse an Anfragen (und eben ab und an auch Beschwerden) ist es vielen Unternehmen kaum möglich, manuell alles in einer akzeptablen Zeit zu bearbeiten. Die Folgen sind Unzufriedenheit und schlechte Bewertungen aufgrund verzögerter oder unpassender Antworten. Eine automatisierte Software kann helfen, mit standardisierten Outputs Kundenanfragen zu verarbeiten, zu filtern und nicht selten sogar zu beantworten. Parallel kann die Software Beschwerden inhaltlich auswerten und trägt so zur Verbesserung der Produkte und des Service bei.

5. Analyse und Funktionsprüfung von Websites

Viele Unternehmen im Bereich E-Commerce sind voll und ganz von der Funktionalität Ihrer Webseiten abhängig. Jede Stunde, die der Produktkatalog nicht richtig angezeigt wird, der Warenkorb nicht funktioniert oder die Seite sich zu langsam aufbaut, bedeutet den Verlust von Umsatz. Trotzdem ist es praktisch unmöglich, die Funktionalität einer Seite umfassend und permanent von Hand zu testen. Ein Software-Roboter wie der b4 Virtual Client kann die Funktionalität einer Website in sehr geringen Intervallen testen, Ergebnisse messen und auswerten und mögliche Fehler- und Konfliktpotentiale identifizieren, bevor sie zu einem signifikanten Umsatzproblem werden.

Neben diesen fünf Arten, wie RPA einem Unternehmen helfen kann, gibt es noch zahlreiche weitere Aufgaben, bei denen der b4 Virtual Client Sie unterstützen kann. Kontaktieren Sie uns und wir finden gemeinsam Optimierungspotentiale, von denen einige vielleicht sogar für uns neu sind.

Kennzahlen prüfen und Prozesse kennen

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Es klingt wie eine Binsenweisheit und ist doch überraschend aktuell für viele Unternehmen: Wer seine Strukturen und Prozesse optimieren möchte, muss diese zunächst identifizieren und vor allem ständig überprüfen. Laut einer Studie von YouGov messen jedoch nur rund ein Viertel aller Unternehmen wirklich systematisch ihre Prozesse und Kennzahlen. Die meisten Betriebe hingegen tun dies nur sporadisch oder so gut wie gar nicht. Eine Prozessoptimierung – zum Beispiel durch Software-Automation – ist allerdings eher schwer zu implementieren, wenn nicht einmal der Status Quo genau gekannt wird.

Überraschende Zahlen über Prozesskontrolle

In kleinen Unternehmen mit unter 20 Mitarbeitern werden Kennzahlen und Prozessanalysen nur sehr unsystematisch und unvollständig erhoben. Das mag man noch mit dem knappen Personal und der vermeintlich höheren Auslastung der Mitarbeiter begründen können. Doch auch mittlere und sogar große Unternehmen mit mehr als 10 Mio. Euro Jahresumsatz haben deutliche Defizite, wenn es um die regelmäßige Kontrolle der eigenen Effizienz geht. Nur rund ein Drittel der großen und umsatzstarken Betriebe in Deutschland haben sich in der genannten Umfrage als vorbildlich erwiesen. Für uns von AmdoSoft ist dies wichtig zu wissen, denn nur wenn ein Prozess dokumentiert und analysiert wird, ist er auch nachweislich verbesserbar. In der Argumentation mit unseren Kunden bedeutet dies für uns einen sehr frühen Ansatzpunkt in Richtung Prozessoptimierung – lange bevor noch unser b4 Virtual Client das erste Mal zum Einsatz kommt.

Optimierungspotentiale erkennen und nutzen

Roboter haben den großen Vorteil, ungemein flexibel und vielseitig zu sein. Anders als bei vielen fachlich geschulten Arbeitskräften bestimmt nicht die Ausbildung das Einsatzfeld, sondern andersherum. Wenn Kunden uns fragen, was unser b4 Virtual Client denn könne, so fragen wir im Gegenzug eher: Was kann denn optimiert werden? Dann beginnt zunächst die Suche nach den Prozessen, die überhaupt in Angriff genommen werden können oder sollten. Viele Unternehmer beschäftigen sich dann das erste Mal seit langem mit verschiedenen Vorgängen, die sonst im Alltagsgeschäft einfach als gegeben hingenommen werden. Gerade unbeliebte Dinge wie die Lohnbuchhaltung, das Beantworten von Kundenanfragen oder die Rechnungsverwaltung „müssen eben irgendwie gemacht werden.“ Erst wenn die Geschäftsführer oder Abteilungsleiter sehen, wie viel Arbeitszeit, Ressourcen oder Personal durch diese Tätigkeiten eigentlich gebunden werden, erkennen sie, dass eine Optimierung hier mehr als lohnt.

Den Leuchtturm finden und anschalten

Wenn wir mit Kunden über Prozessautomatisierung reden, dann wird in der Regel ein umfassender Plan erstellt, der viele Potentiale identifiziert und mit dem sich langfristig arbeiten lässt. Aus vielerlei Gründen entfachen wir aber auch gern ein erstes Leuchtfeuer als Orientierung und als Pilotprojekt, um zu zeigen, was unser Service zu leisten vermag. Wir picken dazu einen klar definierbaren und überschaubaren Prozess heraus, implementieren unsere Software und zeigen produktiv und geschäftsnah, was Robotic Process Automation (RPA) kann und was es bringt. Mit so einem Leuchtturm als Orientierungshilfe fällt es den Unternehmern leichter, weitere Prozesse zum Optimieren zu finden und sie sehen, wie schnell und effektiv RPA sein kann. Doch auch so ein Initialprozess muss erst einmal gefunden werden. Das geht allemal schneller, wenn die unternehmenseigenen Prozesse auch regelmäßig erfasst und untersucht werden und alle wichtigen Kennzahlen vorliegen.

Miteinander zum optimalen Prozess

Wer sich für eine Optimierung mit dem b4 Virtual Client entscheidet, der ist stets eng in die Entwicklung der Potentiale seines Unternehmens eingebunden. Anders formuliert: Je besser Sie sich in Ihrem Unternehmen auskennen und Ihre eigenen Prozesse durch Kennzahlen und Statistiken darstellen können, umso leichter können wir Ihnen helfen, diese Prozesse durch RPA zu optimieren. Alternativ helfen wir Ihnen gern dabei, eben solche Prozesse zu finden und daraufhin zu prüfen, ob Sie an dieser oder jener Stelle noch ungenutztes Potential liegt.

Haben wir Sie neugierig gemacht auf die Möglichkeiten, mit softwaregesteuerter Roboter-Technologie Ihr Unternehmen produktiver zu machen? Dann zögern Sie nicht, mit unserem AmdoSoft-Team Kontakt aufzunehmen.

Roboter-Lösungen gegen den Fachkräftemangel

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Ob es einen Fachkräftemangel in Deutschland gibt oder nicht, ist seit jeher Streitpunkt in vielen Debatten und wird leider oft auch zur Panikmache missbraucht. Wer es wirklich wissen muss, ist der Unternehmer selbst. Wer ein Unternehmen führt und händeringend Fachkräfte sucht und nicht findet, der sucht natürlich nach Auswegen aus dem Dilemma – Statistiken hin oder her. Neben der aktiven Suche nach geeigneten Bewerbern gibt es mit der Digitalisierung ein weiteres Instrument, um die eigenen Abläufe zu optimieren und dabei weniger Manpower mit besserer Leistung zu benötigen. Die Rede ist von Robotic Process Automation, also softwaregesteuerter Prozessautomation mit Robotern, die den Menschen unterstützen.

Der Fachkräftemangel in den MINT-Berufen

Spricht man vom generellen Fachkräftemangel in Deutschland, so ist dies meist zu unspezifisch, um Rückschlüsse auf einzelne Branchen zuzulassen. Etwas mehr Differenziertheit ist also angebracht. Prozessautomation ist vor allem im technischen und im IT-Bereich besonders gefragt. Bei einem Mangel in anderen Bereichen – etwa der Pflege oder dem Schulunterricht – können Roboter (noch) nicht besonders gut die fehlenden Kräfte kompensieren. Wir konzentrieren uns also auf den sogenannten MINT-Bereich, also die Berufen aus dem naturwissenschaftlich-technischen Spektrum. Doch gibt es dort überhaupt einen Mangel? Oder würden Roboter einfach nur die bestehenden Arbeitnehmer verdrängen, wie es so oft unheilvoll prognostiziert wird? Tatsächlich stehen laut einer aktuellen Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft knapp eine halbe Million offener Stellen im MINT-Bereich nur etwa 175.000 Arbeitssuchende mit passender Qualifizierung gegenüber. Allein im Bereich IT beträgt die Arbeitskräftelücke fast 40.000 Stellen. In der Praxis bedeutet dies, dass Prozessautomation in erster Linie die vorhandenen Experten entlasten könnte und diese freimachen würde für die wirklich wichtigen Aufgaben im Unternehmen.

Wie Automatisierungsprozesse die Arbeitskräftelücke schließen können

Aktuell können Software-Roboter wie unser b4 Virtual Client einen vollwertigen IT-Experten nicht ersetzen und das soll auch gar nicht so sein. Ziel ist vielmehr, die vorhandenen Fachkräfte in einem Unternehmen an die Aufgaben zu binden, die wirklich ihrer Qualifikation und ihrem wirtschaftlichen Wert entsprechen. Um das zu tun, müssen die Experten allerdings an anderer Stelle entlastet werden. Immer wieder machen wir bei AmdoSoft die Erfahrung, dass bestens ausgebildete Arbeitskräfte ihre Zeit damit verschwenden, repetitive Tätigkeiten auszuführen und wenig fordernde Arbeiten durchzuführen, die „halt irgendwie gemacht werden müssen“. Wenn ein Software-Roboter wie der b4 Virtual Client nun diese Aufgaben übernehmen könnte, wäre der Arbeitsplatz des IT-Experten nicht in Gefahr, sondern im Gegenteil wieder wesentlich mehr wert – für den Arbeitnehmer und den Arbeitgeber gleichermaßen. Ein konkretes Beispiel dafür finden wir oft in der IT-Sicherheit. Verdächtige Vorgänge zu identifizieren und Echtzeitanalysen durchzuführen braucht manuell viel Zeit und Aufmerksamkeit, aber nur wenig echte Expertise. Eine Software kann dieses Monitoring viel schneller, notfalls 24 Stunden am Tag ohne Pause und mit klar vordefinierten Handlungsanweisungen durchführen.

Prozessautomation hilft gegen Unterforderung und Überforderung gleichermaßen

Immer wieder hören wir in unserer täglichen Arbeit bei AmdoSoft das Vorurteil, Softwareroboter brächten Arbeitsplätze in Gefahr. Zum Glück hören wir aber auch von unseren Kunden genau das Gegenteil. Viele gut ausgebildete Fachkräfte fühlen sich in ihren Tätigkeiten einerseits unterfordert, wenn sie immer die gleichen Prozesse ausführen müssen, aber auch überfordert, weil sie aufgrund von Mangel an Kollegen an einem Tag die Arbeit von zwei Tagen schaffen sollen. Wenn unser b4 Virtual Client dann aktiv wird, können sich diese Mitarbeiter wichtigeren Aufgaben zuwenden – etwa kreativen und konzeptionellen Prozessen – während der Roboter ihnen das monotone Tagesgeschäft abnimmt. Ein passendes Beispiel finden wir bei Service-Prozessen. Von Software unterstützte Kundendienste schaffen sehr viel mehr Anfragen mit besserer Qualität und Lösungsfindung. Das freut den Anrufer, der nicht ewig in der Warteschleife hängt ebenso wie den Service-Mitarbeiter, der sich eher mal 10 Minuten für ein komplexes Problem nehmen kann als zehn Mal für je eine Minute immer dasselbe zu machen.

Wenn auch Sie wissen möchten, ob Robotic Process Automation für Ihr Unternehmen sinnvoll sein könnte, dann zögern Sie nicht, mit uns bei AmdoSoft Kontakt aufzunehmen. Wir besprechen gern mit Ihnen die Möglichkeiten und erarbeiten ein gemeinsames Konzept, um Ihre Prozesse zu optimieren und mit gleichbleibendem Personal viel effizienter und zufriedener zu sein.